5 распространенных мифов о работе в event-индустрии

Из-за пандемии и изоляции во всём мире люди особенно остро ощутили необходимость в личном общении. Профессиональная организация мероприятий ― услуга, которая становится всё более популярной и в последнее время получает заслуженное признание. Однако существует ряд стереотипов, мешающих компаниям обратиться к помощи профессионалов. Также заблуждения порой приводят в event-сферу людей, которым будет в ней заведомо некомфортно. Редакция Synergy Education собрала пять мифов о профессии event-менеджера и постаралась их развеять. 

Миф 1: это лёгкое дело

Кажется, забронировал площадку и технику, сделал Email-рассылку ― и готово: все придут, и всё будет хорошо. На самом деле организация мероприятий ― тяжёлый, многозадачный и требующий внимательности труд. И он становится ещё сложнее, когда приходится действовать в режиме цейтнота. Только представьте, сколько всего нужно сделать:

• написать сценарий и спланировать тайминги для ведущего (модератора), диджея, службы кейтеринга и других специалистов;
• подобрать не только площадку, но и её оформление;
• позаботиться о полном техническом оснащении ― звук, свет, специальные гаджеты;
• организовать питание;
• продумать трансфер для гостей;
• придумать развлекательную программу;
• заказать сувенирную продукцию;
• уложиться в бюджет.

И это только малая часть. Список задач меняется в зависимости от масштаба и специфики мероприятия. Даже один плохо реализованный пункт может разрушить успех всего события. А если информация о провале всплывёт в СМИ, то пострадает репутация всей компании или бренда. 

Миф 2: это вечный праздник и шик

Часть работы event-менеджера ― выглядеть презентабельно, чтобы вписаться в стилистику мероприятия. Находясь на ивенте, он может увидеть фейерверки или выступление музыкантов. Но его главная задача ― конструктивно и позитивно общаться с клиентом, подрядчиками, гостями, представителями площадок и СМИ. Иногда event-менеджер проводит на ногах 17 часов в сутки, при этом не может позволить себе проявить усталость. Он должен всегда демонстрировать элегантность, энергичность и энтузиазм.

Миф 3: стоимость мероприятия вырастет, если обратиться в event-агентство
 

Это неправда. Профессиональные event-менеджеры могут организовать пятизвёздочное мероприятие по цене трёхзвёздочного, если поставить им такую задачу. 

Во-первых, их работа начинается с того, что они выясняют бюджет и потребности клиента. И в течение всего процесса контролируют расходы и их эффективность.

Во-вторых, у опытного агентства или менеджера существует сеть подрядчиков по разным направлениям (питание, логистика, фото- и видеосъёмка и т. д.). Они точно знают, кого посоветовать, чтобы соблюсти баланс цены и качества.

 

Миф 4: для организации мероприятий не нужна профессиональная команда

Мероприятие ― это некий финальный «коктейль», в котором нужно смешать множество ингредиентов. Каждый из них должен быть на высшем уровне, иначе общее впечатление испортится. 

Дилетант подумает о базовых вещах ― программе мероприятия, привлечении СМИ, установке диджейского пульта. Но он может забыть заказать запасные микрофоны на случай, если основные сломаются. У него может не быть плана «Б», если задерживают доставку еды или фотограф по дороге застрял в пробке. 

Опытные организаторы мероприятий знают, где подстелить соломку. Они умеют оперативно реагировать на неожиданности. У них всегда есть запасное решение любой задачи. Они на 100 % снимают с клиента материально-технические и организационные заботы о мероприятии. У заказчика остаётся время на то, чтобы заниматься своими делами.

Миф 5: профессиональные event-менеджеры нужны только для крупных мероприятий

На мероприятиях с сотней или тысячей гостей не обойтись без профессионалов. А как насчёт конференций на 30 человек или конгресса для 80 участников? Event-менеджер может превратить их в уникальное и приятное для всех мероприятие. Оно пройдёт на высоком уровне, а его организация будет в рамках заявленного бюджета.